Le pré-état daté désigne un ensemble d’informations financières et juridiques sur un lot de copropriété, à transmettre à l’acquéreur avant la signature du compromis de vente. Aucun texte de loi ne lui donne ce nom : c’est un raccourci professionnel pour désigner les documents prévus à l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation, rendus obligatoires par la loi ALUR. Un modèle vierge au format Word permet de rassembler ces données soi-même, sans commander le document au syndic.
Pré-état daté et état daté : deux documents que la loi traite différemment
La confusion entre pré-état daté et état daté reste fréquente, y compris chez certains professionnels. La distinction a des conséquences directes sur le coût et le calendrier de la vente.
Le pré-état daté intervient en amont, avant la promesse de vente. Il informe l’acquéreur sur la situation de la copropriété. Aucune loi n’impose de le commander au syndic : le vendeur peut le constituer lui-même à partir des documents accessibles (PV d’assemblée générale, appels de fonds, fiche synthétique, règlement de copropriété).
L’état daté, lui, est produit après la signature du compromis, à la demande du notaire. Il est encadré par le décret du 17 mars 1967 et son tarif est plafonné à 380 euros. Ce plafond ne concerne pas le pré-état daté, contrairement à ce qu’affirment encore certains sites.
Confondre les deux revient à payer le syndic pour un document que la réglementation ne lui réserve pas.
Extranet de copropriété : où récupérer les pièces pour remplir le modèle Word
Depuis la loi ELAN, les syndics professionnels ont l’obligation de mettre à disposition un extranet dématérialisé pour chaque copropriétaire. Ce portail donne accès aux documents nécessaires pour compléter un pré-état daté sans attendre un envoi postal ou un rendez-vous.
Les pièces à télécharger depuis l’extranet :
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, qui détaillent les travaux votés et les appels de fonds exceptionnels
- La fiche synthétique de la copropriété, obligatoire depuis 2017, qui résume les données financières et techniques de l’immeuble
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, qui précisent les tantièmes et la destination des lots
- Les relevés de charges individuels du lot vendu, avec le détail des provisions versées et des éventuels impayés
Un copropriétaire qui dispose de ces pièces peut remplir un modèle Word en quelques minutes. Le délai de réponse du syndic, qui atteint parfois plusieurs semaines, ne bloque plus la vente.
Contenu obligatoire du pré-état daté loi ALUR : les trois volets à remplir dans le modèle
Le modèle de référence publié par le Conseil Supérieur du Notariat structure le pré-état daté en trois parties. Un fichier Word vierge doit reprendre cette architecture pour être accepté par le notaire sans demande de complément.
Volet financier
C’est la section la plus dense. Elle couvre le budget prévisionnel de la copropriété, le montant des charges courantes rattachées au lot, les charges exceptionnelles votées en assemblée générale et non encore appelées, les éventuels impayés du vendeur envers le syndicat, ainsi que l’état des dettes globales de la copropriété.
Le fonds de travaux (dit fonds ALUR) figure aussi dans ce volet. Le montant des cotisations versées et le solde disponible doivent être renseignés.
Volet copropriété et juridique
Ce volet regroupe les informations sur l’organisation de l’immeuble : nombre de lots, existence de procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat, et éventuelles mutations récentes du règlement de copropriété. Le carnet d’entretien de l’immeuble et la fiche synthétique y sont rattachés en pièces jointes.
Volet technique
Les diagnostics techniques globaux (DTG) et les éventuels plans pluriannuels de travaux adoptés en assemblée générale complètent le dossier. Si la copropriété n’a pas voté de DTG, la rubrique reste vide, mais elle doit figurer dans le document.
Pré-état daté vierge Word : points de vigilance avant envoi au notaire
Remplir le modèle ne suffit pas. Le notaire vérifie la cohérence entre les montants déclarés et les pièces justificatives jointes. Une incohérence entre le relevé de charges et le montant inscrit dans le formulaire déclenche une demande de rectification, ce qui repousse la signature du compromis.
Le délai de rétractation de l’acquéreur ne démarre qu’à réception d’un dossier complet. Un pré-état daté incomplet ou inexact prolonge ce délai de fait, même si le compromis a été signé.
Trois vérifications à faire avant d’envoyer le fichier :
- Comparer le montant des charges courantes inscrit dans le Word avec le dernier appel de fonds reçu du syndic
- Vérifier que les travaux votés lors de la dernière assemblée générale figurent bien dans le volet financier, même si les appels de fonds n’ont pas encore été émis
- S’assurer que la fiche synthétique jointe date de moins d’un an, ou qu’elle correspond au dernier exercice clos
Un fichier Word présente l’avantage d’être modifiable à tout moment. Avant conversion en PDF pour envoi, relire chaque rubrique en regard du justificatif correspondant reste la meilleure garantie d’un dossier accepté du premier coup.
Le format Word reste le plus adapté pour un vendeur qui constitue son pré-état daté sans l’aide du syndic. Le document n’a pas besoin d’être certifié par le syndic pour être valide : c’est la complétude et l’exactitude des informations qui comptent aux yeux du notaire. Un dossier bien renseigné, appuyé sur les pièces téléchargées depuis l’extranet, remplit l’obligation légale sans frais supplémentaires.
